ОСНОВЫ ПОСТРОЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
Одна из основных проблем управления заключается в значительном возрастании темпов производственных процессов. Поэтому традиционные способы сбора, переработки информации и методы принятия решений не успевают отражать все изменения в производстве или фиксируют их с большим запозданием. Кроме того, развитие кооперации и специализации связано с ростом объемов и детализацией информации, необходимой для увязки частных хозяйственных решений в единый народнохозяйственный план развития экономики.
Это приводит к возникновению определенных неувязок в планировании, снабжении и обслуживании, снижает производительность общественного труда, ухудшает экономические показатели производства. Так, по неполным данным объем статистических, плановых и финансовых показателей, исчисляемых в настоящее время на промышленных предприятиях, возрос по сравнению с 1940 г. почти в 2 раза. В середине 60-х годов месячный объем планово-экономической информации, не считая научной, в целом по СССР составлял около 40 млрд. показателей, а обработка одного показателя требовала 1 коп. прямой зарплаты управленческого персонала [35].
За последние четверть века наука создала целый арсенал высокоэффективных методов управления, позволяющих решать хозяйственные и производственные задачи наилучшим образом, т. е. оптимально. Такие методы, как математическое программирование, теория массового обслуживания, теория статистических решений, сетевое планирование, теория игр и др., в настоящее время широко внедряются в практику решения задач управления и организации производства,
В этих условиях проблема совершенствования планирования и управления связана с решением двух основных задач: пересмотром существующей системы информационного обеспечения планово-хозяйственных органов с целью повышения эффективности их работы; увеличением скорости и достоверности обработки информации.
Наиболее полное выполнение этих задач достигается на основе использования современных вычислительных Средств, техники сбора и обработки информации и экономико-математических методов. Это направление — одно из проявлений технической революции, происходящей в мире во (Второй половине XX в.
Использование экономико-математических методов и вычислительных средств позволяет создать комплексную человеко-машинную систему управления, в которой автоматизированы расчеты по обработке технико-экономической информации, а в ряде случаев и процессы принятия решений.
Главная цель такой системы—повышение эффективности производства при обязательном выполнении плановых заданий и рациональном использовании производственных мощностей, материальных трудовых и денежных ресурсов.
Процесс управления осуществляется путем непрерывного обмена информацией между элементами системы управления. При этом по характеру следует различать основные виды потоков информации: плановой, отчетной, нормативно-справочной и научно-технической.
Плановая информация осуществляет управляющее воздействие путем задания целей и внешних условий развития и функционирования объекта управления для обеспечения нормальной и целенаправленной деятельности объекта. По своему характеру плановая информация делится на директивную и рекомендательную. Директивная информация содержит задание в виде утвержденных планов, указаний, распоряжений и т. п., подлежащих обязательному выполнению. Рекомендательная информация не имеет обязательного характера, она раскрывает общее направление развития объекта и используется при выработке окончательного решения.
Плановая информация всегда направлена от высших к низшим органам управления.
Отчетная информация характеризует состояние управляемого объекта за определенный период времени или на определенный момент времени. Отчетная информация со строгой периодичностью образует статистическую информацию. Если информация о состоянии объекта управления не имеет строго фиксированной периодичности возникновения, то она относится к эпизодической отчетной информации. Отчетная информация всегда натравлена снизу вверх то иерархической структуре управления.
Нормативно-справочная информация включает необходимые данные о внутренних и внешних условиях развития и функционирования объекта управления. К ним относятся технические условия, стандарты, инструкции, нормативы и другие сведения, необходимые для выработки оптимального решения.
Научно-техническая информация в целом характеризует технический прогресс в области методов и средств производства, новых видов сырья и материалов, новые социальные, экономические, культурные явления в развитии общества и т. п. Научно-техническая информация обеспечивает дальнейшее развитие и совершенствование плановой и нормативно-справочной информации.
Информационные потоки независимо от своего содержания характеризуются следующими признаками: источником возникновения (или приемником) —конкретными элементами системы управления, между которыми существует информационная связь; направлением (входная, выходная); периодичностью возникновения; характером (отчетная, плановая, нормативно-справочная, научно-техническая); взаимосвязью с другими видами информации; носителем информации (бланк, перфокарта, перфолента и т. п.); методом обработки (ручной, механизированный); условиями хранения (журнал, массивы перфокарт, магнитные ленты, диски и т. т.).
Характерной особенностью экономической информации является ее вероятностный характер. При этом, естественно, вероятностные характеристики этой информации будут в той или иной степени априорны в зависимости от уровня наших знаний о природе источника информации. Это означает, что любой показатель, строго говоря, должен задаваться по крайней мере двумя величинами: математическим ожиданием, заменяемым на практике среднеарифметическим значением у, дисперсией ст2 или размахом к. Наличие среднеквадратичной ошибки а или размаха Я приводит к появлению зоны неопределенности в исходной информации и как следствие этого в результатах проектно-плановых решений.
Причиной возникновения среднеквадратичной ошибки или размаха могут быть: возмущающие воздействия, отражающие влияние конструкционных, технологических, организационных, природно-климатических и других факторов; агрегирование показателей; наличие искажений в процессе передачи и переработки информации.
Для информации, имеющей вероятностный характер, присущи две характерные закономерности: неопределенность информации, измеряемая коэффициентам вариации (У=о/у, млн V=R/2у), возрастает с увеличением периода планирования;, неопределенность информации снижается при агрегировании показателей.
Отмеченные закономерности позволяют наметить принцип агрегирования показателей для плановых расчетов: постоянство неопределенности информации во времени (Vj=idem, i->-оо). Это соответствует известному интуитивному выводу о повышении степени агрегирования показателей при переходе к задачам планирования, относящимся к более отдаленным периодам времени.
По нашему мнению, на практике неопределенность информации во времени будет возрастать и при агрегировании показателей (Vt<Vt+1). Тогда производная б= =sdV/dt может в первом приближении характеризовать степень несовершенства используемой системы показателей.
В общем случае информация должна удовлетворять следующим основным требованиям:
направленности — четко указывать источник возникновения и объекты, которые ее используют;
достаточности — быть исчерпывающей для принятия решений по управлению объектами;
достоверности — удовлетворять принятым критериям качества, например иметь доверительные пределы, не превышающие заданного уровня погрешности;
сопоставимости — позволять проводить сравнение объектов или исследовать их поведение в динамике; стабильности — сохранять неизменным экономическое
содержание основных понятий, характеризующих сущность информации в течение длительного времени*;
своевременности — обеспечить поступление информации к отдельным объектам системы управления с периодичностью и в сроки, которые не нарушают нормального функционирования всей системы;
*Стабильность информации — явление относительное, так как постоянно совершенствуются методы управления и повышаются требования к количеству и качеству информации в связи с усложнением задач управления. Поэтому стабильность информации главным образом заключается в сохранении ее содержания независимо от методов обработки и реорганизации административно-управленческих органов.
доступности — позволять использовать централизованную информацию во всех необходимых случаях.При построении рациональной информационной системы следует учитывать отмеченные выше требования. В соответствии с ними можно сформулировать следующие основные (принципы организации такой информационной системы.
Первый принцип — минимум первичной информации, максимум производной вторичной информации. Из сравнительно небольшого объема исходной первичной информации следует стремиться получать все необходимые данные для успешного планирования и управления общественным производством. Цель создания информационной системы заключается не в том, чтобы загрузить производственный объект разработкой и составлением огромного числа исходящих данных. Напротив, он должен выдавать минимально необходимую информацию, которая способна удовлетворять требованию управления на всех уровнях народного хозяйства.
Принцип минимума исходной информации должен сочетаться с требованием однократности записи исходных данных. По мере расширения механизации и автоматизации сбора, обработки и передачи информации это требование становится доминирующим, что позволяет в значительной мере сократить объем перерабатываемой информации за счет снижения ее избыточности.
Второй принцип — полное удовлетворение требований, предъявляемых всеми звеньями и уровнями управления народным хозяйством. В конечном счете количество исходной информации должно устанавливаться в соответствии с указанными требованиями.
Третий принцип — организация (передачи однородной информации по единому каналу. В соответствии с этим принципом вся отчетная статистическая информация должна быть централизована, что предполагает сокращение узковедомственной отчетности. С другой стороны, ведомственные организации обязаны развивать собственные системы эпизодической информации. Основу таких систем образуют срочные донесения об отклонения показателей хозяйственной деятельности от запланированного уровня. Учет отклонений концентрирует внимание руководства на узких местах и служит своеобразным информационным фильтром.
Четвертый принцип — повышение абстрактности информации путем образования синтезированных показателей при переходе на более высокие уровни иерархии планирования и управления (например, к. п. д., удельные расходы и затраты, коэффициент эффективности капитальных вложений, рентабельность и т. п., т. е. показатели, непосредственно ненаблюдаемые).
Пятый принцип — единство показателей планирования и отчетности. Нарушение этого принципа затрудняет проведение эффективного контроля и анализа, сопряжено с большими потерями времени и средств. Методология получения отчетных и плановых данных должна быть идентична.
Шестой принцип — сохранение определенной устойчивости показателей в течение длительного времени. Поскольку стабильность информации относительна, информационная система должна быть одновременно и достаточно гибкой. Устойчивость и гибкость информационной системы являются не противоречивыми, а взаимно дополняющими требованиями. Без учета этих особенностей системы управления могут быть, с одной стороны, слишком «консервативными», а с другой—весьма «неустойчивыми» при сопоставлении показателей во времени. Общим следствием таких состояний будет низкая эффективность принимаемых решений.
Седьмой принцип — периодическое обновление значений показателей и оценка их достоверности. Частота обновления показателей зависит от скорости изменения характеристик наблюдаемого объекта и принятой точности метода их определения. При установлении периодичности информации и ее достоверности необходимо учитывать также важность данного объекта для эффективного и надежного функционирования всей системы.
Восьмой принцип — стандартизация форм документов и методов их обработки. Выбор правильной формы документа и расположения на нем информации является важным условием рационализации всей информационной системы. В настоящее время к форме документа предъявляются возросшие требования в связи с расширением обработки информации три помощи ЭВМ. В этих условиях эффективность управления связана с совершенством формы документа, которая становится не только носителем информации, но и предназначена также для непосредственного ввода данных в машину.
Девятый принцип — механизированная обработка информации. Технической базой современного управления являются системы обработки данных, которые в своем развитии проходят ряд этапов. Постоянно усложняясь, они преобразуются в человеко-машинные управляющие системы в той степени, в какой с новой техникой переработки информации совмещается новая технология, организация и методология планирования и управления.
Рассмотренные девять принципов рациональной организации информационной системы не являются исчерпывающими. Однако они позволяют наметить основные направления, по которым следует проводить последовательную реконструкцию информационной системы энергетического хозяйства.
Информация по энергетическому хозяйству должна включать четыре основных информационных раздела: энергетические балансы; технико-экономические характеристики энергетического оборудования; технико-экономические показатели энергетических ресурсов и энергоносителей; нормативы производства и потребления топлива и энергии.
В общем виде энергетический баланс выражает равенство между количеством подведенной энергии и суммой полезно использованной (произведенной) энергии и энергетических потерь. Энергетический баланс представляет собой систему показателей, отражающих полное количественное соответствие (равенство) между приходом и расходом энергии в данный момент времени И характеризует эффективность использования энергии в энергетическом хозяйстве страны или отдельных участках энергетического хозяйства — районе, отрасли, предприятии (объекте), установке, процессе.
Технико-экономические характеристики энергетического оборудования свойственны всем видам машин, механизмов, аппаратов, установок и объектов, связанных с генерированием, преобразованием, транспортом, хранением и использованием топлива и энергии. Характеристики энергетических установок должны содержать информацию по следующим вопросам: структура мощностей энергетических установок; их технический уровень; режимы и условия использования; экономические показатели работы (себестоимость производства продукции, капиталовложения, численность обслуживающего персонала и т. п.); показатели энергетического совершенства оборудования (удельные расходы топлива и энергии, к. п. д. преобразования и использования энергетических ресурсов и т. п.); надежность работы и т. п.
Между энергетическим балансом и технико-экономическими характеристиками энергетического оборудования существуют тесные взаимосвязи, которые должны учитываться при формировании информации и контроле за ее достоверностью.
Информация по технико-экономическим показателям энергетических ресурсов и энергоносителей включает данные о качестве, стоимости, условиях хранения и тому подобные характеристики.
Нормативы производства и потребления энергетических ресурсов и энергоносителей включают показатели удельного выхода и расхода топлива и энергии, отнесенные к готовой продукции или видам услуг.
Эта информация достаточно полно описывает состояние и тенденции разлития комплексной системы энергетического хозяйства. Особенность этой системы заключается в том, что отмеченные виды информации могут использоваться при решении различных задач планирования и управления энергетическим хозяйством предприятия.
